Docusign дегеніміз не және ол не үшін қолданылады?
Docusign – пайдаланушыларға электронды құжаттармен жылдам және ыңғайлы алмасуға және осы құжаттарға заңды түрде міндетті қол қоюға мүмкіндік беретін заманауи құжат айналымы платформасы.
Docusign бизнес, заң, медицина және жылжымайтын мүлік сияқты өмірдің әртүрлі салаларында қолданылады және құжатқа қол қою процестерін жылдамдатуға және оңтайландыруға және қағаз құжаттаманың уақыты мен құнын азайтуға арналған.
Docusign көмегімен бар құжаттарды жүктеп салуға, оларды өңдеуге және оларға қолтаңбаларды, мәтінді, күндерді және басқа элементтерді қосуға болады. Сонымен қатар, платформа құжаттарға қол қою процесін басқаруға, хабарламалар мен еске салғыштарды қосуға мүмкіндік береді, сонымен қатар құжаттар мен олармен транзакциялардың күйін бақылауды қамтамасыз етеді.
Платформа сонымен қатар басқа қызметтермен және бағдарламалармен интеграцияның кең ауқымын қамтамасыз етеді, сонымен қатар оның платформасында сақталған деректер мен құжаттардың жоғары қорғанысы мен қауіпсіздігін қамтамасыз етеді.
Құжаттаманың мүмкіндіктері
Docusign пайдаланушыларға құжаттарға қол қоюды және өңдеуді жеңілдететін және жеңілдететін мүмкіндіктердің кең ауқымын ұсынады.
Docusign негізгі мүмкіндіктерінің бірі - бар құжаттарды жүктеп салу немесе оларды тікелей платформада жасау және оларға заңды түрде міндетті қолтаңбалар, атаулар, күндер, мәтін және басқа деректер сияқты әртүрлі элементтерді қосу мүмкіндігі.
Docusign сонымен қатар хабарландырулар мен еске салғыштарды қосу, құжат күйлерін және құжат транзакцияларын бақылауды қоса, құжатқа қол қою процесін басқару мүмкіндігін береді.
Платформа қол қою процестерін теңшеуге, әртүрлі қатысушылар үшін құжаттарға қол жеткізу және пайдалану ережелерін орнатуға мүмкіндік береді.
Сонымен қатар, Docusign басқа қызметтерге ауыспай-ақ қызметтер немесе тапсырыстар үшін төлемді тікелей платформада алуға мүмкіндік беретін төлемдерді және төлемдерді басқару мүмкіндігін ұсынады.
Қарастырылып отырған платформаның маңызды функциясы басқа қызметтермен және бағдарламалармен интеграция болып табылады. Мысалы, құжаттың жұмыс үрдісін жеңілдету және құжатты өңдеуді жеңілдету үшін Docusign қолданбасын Google Drive, Dropbox және OneDrive файлдарды сақтау қызметтерімен біріктіруге болады.
Тіркелу және пайдалануды бастау
Docusign пайдалануды бастау үшін ресми веб-сайтта тіркелу қажет Docusign.com. Ол үшін тіркеу бетіне өтіп, аты-жөні, тегі, электрондық пошта мекенжайы және құпия сөзді қамтитын қажетті өрістерді толтыру қажет. Тіркеуден кейін сіз электрондық пошта мекенжайыңызды растап, сайтқа кіруіңіз керек.
Авторизациядан кейін сіз платформаны пайдалануды бастай аласыз.
Пайдалануды бастау үшін сіз сайтта ұсынылған ақылы тарифтік жоспарлардың бірін таңдай аласыз немесе тегін сынақ мерзімін пайдалана аласыз. Docusign басқа веб-қосымшалармен және бағдарламалармен біріктіру үшін API ұсынады.
Жаңа құжатты қалай жасауға немесе бар құжатты жүктеп салуға болады
Docusign жүйесінде жаңа құжат жасау үшін «Жаңа құжат» функциясын пайдалануға болады. Ол үшін жүйеге кіріп, жаңа құжат жасау бетіне өту керек. Осыдан кейін сіз қажетті үлгіні таңдай аласыз немесе нөлден жаңа құжат жасай аласыз, толтыру үшін қажетті өрістерді қосып, транзакцияға қатысушылардың рөлдерін анықтай аласыз, мысалы, қол қоюшы, бекітуші, бақылаушы және т.б.
Бұған қоса, Docusign жүйесіне бар құжатты жүктеп салуға болады. Ол үшін тіркелгіңізге кіріп, «Құжаттарды қосу» опциясын таңдап, компьютерде орналасқан файлды қосу керек. Содан кейін толтыру үшін өрістерді қосуға болады, мысалы, қол қою орны, мәтін енгізу орны, күнді енгізу орны және т.б.
Docusign PDF, DOC, DOCX, XLSX және т.б. сияқты әртүрлі пішімдерде құжаттарды жүктеп салуға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, жүйе бірнеше құжаттарды бір уақытта жүктеп салу және оларды бір транзакция процесіне біріктіру мүмкіндігін қамтамасыз етеді.
Docusign бағдарламасында құжатқа қолтаңбаларды, мәтінді және басқа элементтерді қалай қосуға болады
Docusign қолданбасында құжатқа қолтаңбаларды, мәтінді және басқа элементтерді қосу үшін «Құжатты өңдеу» мүмкіндігін пайдалану қажет. Мұны істеу үшін бұрыннан жасалған құжатты ашып, қосу үшін қажетті элементті таңдап, оны құжат бетінде қажетті жерге орналастыру керек.
Қолтаңбаны қосу «Қол қою» опциясы арқылы жүзеге асырылады. Ол үшін сәйкес құралды таңдап, оны бетке қойып, қол қоюға тура келетін қатысушының рөлін анықтау керек.
Құжаттың таңдалған жеріне мәтін қосу үшін «Мәтіндік блок» опциясын таңдап, тиісті өріске қажетті мәтінді енгізуге болады. Сондай-ақ мәтіннің өлшемін, қаріпін, түсін және стилін басқаратын параметрлерді орнатуға болады.
Күн кеңістігі, мәтін енгізу өрісі және т.б. сияқты басқа элементтерді қосу үшін Docusign бағдарламасында сәйкес құралдар бар. Файлды немесе суретті қосу үшін «Файл қосу» опциясын пайдаланып, компьютерде қажетті файлды таңдауға болады.
Құжатқа енгізілген барлық өзгерістерді сақтауға және тағайындалған рөлдерге сәйкес транзакция қатысушыларына бекіту және қол қою үшін жіберуге болады.
Құжатқа қол қою процесін басқару және орнату
Docusign құжатқа қол қою процесін басқару және теңшеудің кең мүмкіндіктерін ұсынады.
Қол қою процесінің параметрлерін құжатты жасау кезеңінде көрсетуге болады. Мысалы, нақты қол қою процедурасын таңдауға, құжаттың әрекет ету мерзімін (жарамдылық мерзімін) орнатуға, құжаттың күйіндегі өзгерістер туралы хабарламаларды орнатуға және т.б.
Қол қою процесін басқару үшін транзакцияға қатысушылар үшін рөлдер мен қатынас құқықтарын теңшей аласыз. Транзакцияның барлық кезеңдерін бақылау тақтасы (басқару тақтасы) арқылы нақты уақыт режимінде бақылауға және басқаруға болады.
Docusign қолданбасын әртүрлі аймақтардағы құжаттарға қол қою үшін конфигурациялауға болады, соның ішінде қол қойылған құжаттар үшін әртүрлі тілдерді орнату және Docusign басқа қолданбалармен біріктіру үшін API кеңейтім қызметіне қосылу.
Docusign сонымен қатар рұқсат етілмеген кіруден қосымша қауіпсіздікті қамтамасыз ететін құжатты сертификаттау деңгейлерін теңшеу мүмкіндігіне ие.
Құжатқа қол қою процесінің барлық параметрлері мен бақылауы деректер қауіпсіздігін қамтамасыз ететін уәкілетті пайдаланушыларға ғана қолжетімді.
Төлемді басқару
Docusign-те төлемдерді басқару опциясы бар, алайда бұл жүйенің негізгі функциясы емес екенін және барлық тарифтік жоспарлар төлемді өңдеу функциясын қамтымайтынын атап өткен жөн.
Docusign қолданбасында төлемдер мүмкіндігін пайдалану үшін тіркелу керек DocuSign төлемдері. Содан кейін құжаттар үшін төлемді орнатуға, несие картасы немесе PayPal сияқты баға мен төлем әдісін орнатуға болады.
Содан кейін құжатты қол қоюға және төлеуге жіберуге болады. Клиент төлем жасау және құжатқа қол қою қажеттілігі туралы хабарлама алады. Төлем аяқталғаннан кейін құжат автоматты түрде қол қойылып, жіберушіге қайтарылады.
Айта кету керек, төлемді өңдеу қол жетімді болғанымен, ол Docusign жүйесінде басым мүмкіндік болып табылмайды және толыққанды төлем жүйесі ретінде пайдалану ұсынылмайды. Неғұрлым күрделі төлем транзакциялары қажет болса, Stripe немесе PayPal сияқты мамандандырылған қызметтерді пайдаланған жөн.
Docusign платформасында құжаттарды сақтау
Docusign платформасында DocuSign eOriginal сақтау жүйесін пайдаланып құжаттарды сақтау мүмкіндігін береді. Бұл жүйе мұрағаттау және құжаттарды сақтау ережелері мен заңдарын сақтай отырып, құжаттарды қауіпсіз және қауіпсіз сақтау орнында сақтауға мүмкіндік береді.
DocuSign eOriginal ішінде сақталған құжаттар қауіпсіз пішімде сақталады және құпия ақпаратпен жұмыс істейтін компаниялар үшін маңызды болып табылатын жоғары құпиялылықты қамтамасыз етеді.
Сонымен қатар, DocuSign eOriginal құжаттың күйін нақты уақытта тексеруге, құжатқа қол жеткізуді бақылауға және құжаттарға рұқсаты бар пайдаланушылар туралы күнделікті есеп беруді орнатуға мүмкіндік беретін құжатты басқару функциясына ие.
DocuSign eOriginal сақтау жүйесі тек тиісті қызмет пакетіне жазылған пайдаланушылар үшін қолжетімді және тегін пайдалануға арналмағанын ескеру маңызды. Дегенмен, DocuSign жүйесінде сақталған барлық құжаттарды сақтау параметрлеріне байланысты пайдаланушының жергілікті құрылғысында жүктеп алуға және сақтауға болады.
Басқа қызметтермен және бағдарламалармен құжаттаманы біріктіру
Docusign басқа қызметтермен және бағдарламалармен әртүрлі интеграция опцияларын ұсынады. Танымал интеграцияларға Salesforce, Microsoft Office 365, Google Drive, Dropbox, Box, DocuPhase, NetSuite, Trello, Zoho CRM және басқалары кіреді. Adobe Sign, Slack және Dropbox сияқты кейбір үлкенірек арнайы жүйелер де Docusign интеграциясын қолдайды.
Мұндай интеграциялар құжаттарды өңдеу және қол қою процесін жеңілдетеді және жылдамдатады және қолмен жұмысты азайтады.
Сонымен қатар, Docusign бұлтты деректерді сақтау және антивирустық қорғау қызметтерімен біріктіру мүмкіндігін береді, бұл жүйені пайдалану мүмкіндіктерін кеңейтеді және құжаттарды сақтаудың қауіпсіздігін арттырады.
Құжаттардың қауіпсіздігі мен құпиялылығын қамтамасыз ету
Docusign өз жүйесінде өңделетін құжаттардың қауіпсіздігі мен құпиялылығының жоғары деңгейін қамтамасыз етеді. Бұған бірнеше әрекеттер арқылы қол жеткізіледі.
Біріншіден, Docusign деректерді тасымалдау кезінде ақпаратты рұқсатсыз кіруден деректерді берудің барлық деңгейлерінде қорғайтын стандартты SSL/TLS деректер қауіпсіздігін пайдаланады.
Екіншіден, Docusign жүйесіне жасалған немесе жүктеп салынған әрбір құжат шифрланады және қауіпсіз сақталады. Бұл үшінші тұлғалардың жеке деректерге рұқсатсыз кіруінен сенімді қорғауды қамтамасыз етеді.
Үшіншіден, Docusign халықаралық қауіпсіздік және құпиялылық стандарттарына сәйкес келеді, мысалы, HIPAA (АҚШ денсаулық туралы ақпаратты тасымалдау және құпиялылық актілері), SSAE16 (SOC есеп беру стандарты) және т.б.
Сонымен қатар, қосымша қауіпсіздік үшін Docusign тіркелгілеріңіз бен құжаттарыңызды рұқсатсыз кіруден қорғау үшін екі факторлы аутентификацияны пайдаланады.
Соңында, Docusign GDPR (Деректерді қорғаудың жалпы ережесі) сәйкес келеді, бұл оның Еуропадағы деректер қауіпсіздігі мен құпиялылығының ең жоғары стандарттарына сәйкес келуін қамтамасыз етеді.
Docusign пайдалану процестерінің аудиті, есеп беруі және бақылауы
Docusign жүйені пайдалану процестерін тексеру, есеп беру және бақылау үшін қуатты функционалдылықты қамтамасыз етеді.
Платформада құжатқа қол қою процестері туралы есептер мен статистикалық деректерді алуға болады. Мысалы, есептер қол қою уақыты, құжаттар саны, транзакцияға қатысушылардың рөлдері және басқа параметрлер туралы ақпаратты қамтуы мүмкін.
Сондай-ақ Docusign жүйесінде нақты уақыт режимінде пайдаланушының барлық әрекеттерін тіркеуге және бақылауға болады. Әрекеттер үшін хабарландыруларды орнатуға болады (мысалы, құжатқа жазылу) және құжат белгілі бір кезеңге жеткенде, мөрленгенде немесе жіберілгенде ескертулер алуға болады.
Қауіпсіздікті және қол жеткізуді басқаруды қамтамасыз ету үшін Docusign қызметкердің аутентификациясы мен құжатқа қол жеткізуді басқару механизмдерін пайдаланады.
Сондай-ақ жүйе жұмыс күнтізбелерін, жаңалықтарды жариялауды және жүйедегі уақыт шектеулері туралы пайдаланушыларға басқа хабарландыруларды орнатуға мүмкіндік береді.
Сонымен қатар, пайдаланушылар құжат ақпаратының құпия болып қалуын қамтамасыз ету үшін Docusign жүйесімен байланысу үшін порттар мен протоколдарды конфигурациялай алады.
Docusign арқылы проблемалар немесе сұрақтарыңыз болса, қолдауды қалай алуға болады
Docusign қолданбасын пайдалануда сұрақтарыңыз немесе мәселелеріңіз болса, қолдау алу үшін компанияның техникалық қолдау көрсету мамандарына хабарласуыңызға болады. Бұл үшін Docusign веб-сайтында «Қолдау» бөлімі бар, онда сіз жиі қойылатын сұрақтарға жауап таба аласыз, сондай-ақ онлайн чат, электрондық пошта немесе телефон арқылы қолдау көрсету мамандарымен байланыса аласыз.
Сондай-ақ платформада платформаны тиімдірек пайдалануды және мүмкін болатын мәселелерді өзіңіз шешуді үйренуге көмектесетін бейне оқулықтар, нұсқаулықтар және оқу курстары сияқты әртүрлі ресурстар бар.
