Was ist Docusign und wofür wird es verwendet?
Docusign ist eine moderne Dokumentenmanagement-Plattform, die es Nutzern ermöglicht, schnell und bequem elektronische Dokumente auszutauschen und rechtsverbindliche Signaturen auf diesen Dokumenten zu erhalten.
Docusign wird in einer Vielzahl von Lebensbereichen eingesetzt, beispielsweise in der Wirtschaft, im Recht, in der Medizin und im Immobilienwesen, und soll dazu beitragen, Prozesse zum Unterzeichnen von Dokumenten zu beschleunigen und zu rationalisieren sowie den Zeit- und Kostenaufwand für die Papierdokumentation zu reduzieren.
Mit Docusign können Sie vorhandene Dokumente hochladen, bearbeiten und mit Signaturen, Texten, Daten und anderen Elementen versehen. Darüber hinaus können Sie mit der Plattform den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten verwalten, Benachrichtigungen und Erinnerungen hinzufügen und den Status von Dokumenten und Transaktionen mit ihnen verfolgen.
Die Plattform bietet außerdem eine breite Palette von Integrationen mit anderen Diensten und Programmen und gewährleistet außerdem einen hohen Schutz und eine hohe Sicherheit der auf der Plattform gespeicherten Daten und Dokumente.
Docusign-Funktionen
Docusign bietet Benutzern eine Vielzahl von Funktionen, die das Signieren und Verarbeiten von Dokumenten einfacher und effizienter machen.
Eine der Hauptfunktionen von Docusign ist die Möglichkeit, bestehende Dokumente hochzuladen oder direkt auf der Plattform zu erstellen und diese mit verschiedenen Elementen wie rechtsverbindlichen Unterschriften, Namen, Daten, Texten und anderen Daten zu ergänzen.
Docusign bietet außerdem die Möglichkeit, den Dokumentensignierungsprozess zu verwalten, einschließlich des Hinzufügens von Benachrichtigungen und Erinnerungen sowie der Verfolgung von Dokumentstatus und Dokumenttransaktionen.
Mit der Plattform können Sie Signaturprozesse individuell anpassen und Regeln für den Zugriff und die Verwendung von Dokumenten für verschiedene Teilnehmer festlegen.
Darüber hinaus bietet Docusign eine Zahlungs- und Zahlungsverwaltungsfunktion, die es Ihnen ermöglicht, Zahlungen für Dienstleistungen oder Bestellungen direkt auf der Plattform zu erhalten, ohne zu anderen Diensten wechseln zu müssen.
Eine wichtige Funktion der jeweiligen Plattform ist die Integration mit anderen Diensten und Programmen. Sie können Docusign beispielsweise in die Dateispeicherdienste Google Drive, Dropbox und OneDrive integrieren, um Dokument-Workflows zu vereinfachen und die Dokumentenverarbeitung zu optimieren.
Registrieren und mit der Nutzung beginnen
Um Docusign nutzen zu können, müssen Sie sich auf der offiziellen Website registrieren Docusign.com. Dazu müssen Sie auf die Registrierungsseite gehen und die erforderlichen Felder ausfüllen, darunter Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort. Nach der Registrierung müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen und sich auf der Website anmelden.
Nach der Autorisierung können Sie mit der Nutzung der Plattform beginnen.
Um mit der Nutzung zu beginnen, können Sie einen der auf der Website angebotenen kostenpflichtigen Tarife auswählen oder die kostenlose Testphase nutzen. Docusign bietet eine API für die Integration mit anderen Webanwendungen und -programmen.
So erstellen Sie ein neues Dokument oder laden ein vorhandenes hoch
Um ein neues Dokument auf Docusign zu erstellen, können Sie die Funktion „Neues Dokument“ nutzen. Dazu müssen Sie sich am System anmelden und auf die Seite zum Erstellen eines neuen Dokuments gehen. Anschließend können Sie die gewünschte Vorlage auswählen oder ein neues Dokument von Grund auf erstellen, die erforderlichen Felder zum Ausfüllen hinzufügen und Rollen für die Teilnehmer der Transaktion definieren, zum Beispiel Unterzeichner, Genehmiger, Beobachter usw.
Darüber hinaus können Sie auch ein vorhandenes Dokument auf Docusign hochladen. Dazu müssen Sie sich bei Ihrem Konto anmelden, die Option „Dokumente hinzufügen“ auswählen und eine auf Ihrem Computer befindliche Datei hinzufügen. Anschließend können Sie Felder zum Ausfüllen hinzufügen, z. B. einen Ort zum Unterschreiben, einen Ort zum Eingeben von Text, einen Ort zum Eingeben eines Datums usw.
Mit Docusign können Sie Dokumente in verschiedenen Formaten wie PDF, DOC, DOCX, XLSX und mehr hochladen. Darüber hinaus bietet das System die Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig hochzuladen und zu einem Transaktionsprozess zusammenzufassen.
So fügen Sie in Docusign Signaturen, Text und andere Elemente zu einem Dokument hinzu
Um in Docusign Signaturen, Text und andere Elemente zu einem Dokument hinzuzufügen, müssen Sie die Funktion „Dokument bearbeiten“ verwenden. Dazu müssen Sie ein bereits erstelltes Dokument öffnen, das gewünschte Element zum Hinzufügen auswählen und es an der richtigen Stelle auf der Dokumentseite platzieren.
Das Hinzufügen einer Signatur erfolgt über die Option „Signatur“. Dazu müssen Sie das entsprechende Tool auswählen, es auf der Seite platzieren und die Rolle des Teilnehmers festlegen, der unterschreiben muss.
Um an einer ausgewählten Stelle im Dokument Text hinzuzufügen, können Sie die Option „Textblock“ auswählen und den erforderlichen Text in das entsprechende Feld eingeben. Sie können auch Parameter festlegen, die Größe, Schriftart, Farbe und Stil des Texts steuern.
Um weitere Elemente wie einen Datumsbereich, ein Texteingabefeld usw. hinzuzufügen, verfügt Docusign über die entsprechenden Tools. Um eine Datei oder ein Bild hinzuzufügen, können Sie die Option „Datei hinzufügen“ verwenden und die gewünschte Datei auf Ihrem Computer auswählen.
Alle am Dokument vorgenommenen Änderungen können gespeichert und gemäß den zugewiesenen Rollen an die Transaktionsteilnehmer zur Genehmigung und Unterzeichnung gesendet werden.
Verwalten und Einrichten des Dokumentensignaturprozesses
Docusign bietet umfangreiche Optionen zur Verwaltung und Anpassung des Dokumentensignaturprozesses.
Bereits bei der Dokumentenerstellung können Einstellungen für den Signiervorgang festgelegt werden. Sie können beispielsweise ein bestimmtes Signaturverfahren auswählen, die Gültigkeitsdauer des Dokuments (Ablaufdatum) festlegen, Benachrichtigungen über Änderungen im Status des Dokuments einrichten usw.
Um den Signiervorgang zu verwalten, können Sie Rollen und Zugriffsrechte für Transaktionsteilnehmer konfigurieren. Alle Phasen der Transaktion können über das Dashboard (Kontrollpanel) in Echtzeit verfolgt und gesteuert werden.
Docusign kann so konfiguriert werden, dass es Dokumente in verschiedenen Regionen signiert, einschließlich der Einstellung verschiedener Sprachen für signierte Dokumente, und eine Verbindung zu einem API-Erweiterungsdienst herstellt, um Docusign mit anderen Anwendungen zu integrieren.
Docusign bietet außerdem die Möglichkeit, die Zertifizierungsstufen von Dokumenten anzupassen und so zusätzliche Sicherheit vor unbefugtem Zugriff zu bieten.
Alle Einstellungen und Kontrollen des Dokumentensignaturprozesses stehen nur autorisierten Benutzern zur Verfügung, was die Datensicherheit gewährleistet.
Zahlungsmanagement
Docusign verfügt über eine Zahlungsverwaltungsoption. Es ist jedoch zu beachten, dass dies nicht die Hauptfunktion des Systems ist und nicht alle Tarifpläne eine Zahlungsabwicklungsfunktionalität umfassen.
Um die Zahlungsfunktion in Docusign nutzen zu können, müssen Sie sich bei registrieren DocuSign-Zahlungen. Anschließend können Sie die Zahlung für Dokumente einrichten, den Preis und die Zahlungsmethode festlegen, z. B. Kreditkarte oder PayPal.
Anschließend können Sie das Dokument zur Unterzeichnung und Zahlung senden. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung über die Zahlungspflicht und unterschreibt das Dokument. Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, wird das Dokument automatisch signiert und an den Absender zurückgesendet.
Es ist zu beachten, dass die Zahlungsabwicklung zwar verfügbar ist, diese jedoch keine vorrangige Funktion in Docusign darstellt und nicht für den Einsatz als vollwertiges Zahlungssystem empfohlen wird. Wenn komplexere Zahlungsabwicklungen erforderlich sind, sollten Sie vorzugsweise auf spezialisierte Dienste wie Stripe oder PayPal zurückgreifen.
Speichern von Dokumenten auf der Docusign-Plattform
Docusign bietet die Möglichkeit, Dokumente mithilfe des DocuSign eOriginal-Speichersystems auf der Plattform zu speichern. Mit diesem System können Sie Dokumente in einem sicheren Lagerraum aufbewahren und dabei die Archivierungs- und Aufbewahrungsvorschriften und -gesetze einhalten.
In DocuSign eOriginal gespeicherte Dokumente werden in einem sicheren Format gespeichert und bieten ein hohes Maß an Vertraulichkeit, was für Unternehmen, die mit sensiblen Informationen arbeiten, wichtig ist.
Darüber hinaus verfügt DocuSign eOriginal über eine Dokumentenverwaltungsfunktion, mit der Sie den Status eines Dokuments in Echtzeit überprüfen, den Zugriff auf das Dokument steuern und tägliche Berichte über Benutzer mit Zugriff auf Dokumente einrichten können.
Es ist wichtig zu beachten, dass das DocuSign eOriginal-Speichersystem nur Benutzern zur Verfügung steht, die das entsprechende Servicepaket abonniert haben, und nicht für die kostenlose Nutzung gedacht ist. Allerdings können alle in DocuSign gespeicherten Dokumente je nach Speichereinstellungen auch heruntergeladen und auf dem lokalen Gerät des Benutzers gespeichert werden.
Docusign-Integrationen mit anderen Diensten und Programmen
Docusign bietet verschiedene Integrationsmöglichkeiten mit anderen Diensten und Programmen. Zu den beliebten Integrationen gehören Salesforce, Microsoft Office 365, Google Drive, Dropbox, Box, DocuPhase, NetSuite, Trello, Zoho CRM und viele andere. Einige der größeren Spezialsysteme wie Adobe Sign, Slack und Dropbox unterstützen auch die Docusign-Integration.
Solche Integrationen können den Prozess der Verarbeitung und Unterzeichnung von Dokumenten vereinfachen und beschleunigen und den manuellen Aufwand reduzieren.
Darüber hinaus bietet Docusign die Möglichkeit der Integration mit Cloud-Datenspeicher- und Virenschutzdiensten, was die Nutzungsmöglichkeiten des Systems erweitert und die Sicherheit der Dokumentenspeicherung erhöht.
Gewährleistung der Dokumentensicherheit und Vertraulichkeit
Docusign bietet ein hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit für die auf seinem System verarbeiteten Dokumente. Dies wird durch mehrere Aktivitäten erreicht.
Erstens verwendet Docusign bei der Datenübertragung die standardmäßige SSL/TLS-Datensicherheit, die Informationen auf allen Ebenen der Datenübertragung vor unbefugtem Zugriff schützt.
Zweitens wird jedes Dokument, das erstellt oder auf Docusign hochgeladen wird, verschlüsselt und sicher gespeichert. Dies bietet einen zuverlässigen Schutz vor unbefugtem Zugriff Dritter auf private Daten.
Drittens erfüllt Docusign internationale Sicherheits- und Datenschutzstandards wie HIPAA (US Health Information Portability and Privacy Acts), SSAE16 (SOC Reporting Standard) und andere.
Für zusätzliche Sicherheit verwendet Docusign außerdem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, um Ihre Konten und Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Schließlich ist Docusign konform mit der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und stellt so sicher, dass es die höchsten Standards für Datensicherheit und Datenschutz in Europa erfüllt.
Prüfung, Berichterstattung und Kontrolle der Docusign-Nutzungsprozesse
Docusign bietet leistungsstarke Funktionen für die Prüfung, Berichterstellung und Überwachung von Systemnutzungsprozessen.
Auf der Plattform ist es möglich, Berichte und statistische Daten zu Dokumentensignaturprozessen zu erhalten. Berichte können beispielsweise Informationen über den Zeitpunkt der Unterzeichnung, die Anzahl der Dokumente, die Rollen der Transaktionsteilnehmer und andere Parameter enthalten.
Auch im Docusign-System ist es möglich, alle Benutzeraktionen in Echtzeit zu registrieren und zu steuern. Sie können Benachrichtigungen für Aktionen einrichten (z. B. das Abonnieren eines Dokuments) und Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Dokument ein bestimmtes Stadium erreicht, versiegelt wird oder gesendet wird.
Um Sicherheit und Zugriffskontrolle zu gewährleisten, verwendet Docusign Mechanismen zur Mitarbeiterauthentifizierung und zur Zugriffskontrolle auf Dokumente.
Das System ermöglicht Ihnen auch die Einrichtung von Arbeitskalendern, der Veröffentlichung von Nachrichten und anderen Benachrichtigungen für Benutzer über Zeitbeschränkungen im System.
Darüber hinaus können Benutzer Ports und Protokolle für die Kommunikation mit dem Docusign-System konfigurieren, um sicherzustellen, dass Dokumentinformationen vertraulich bleiben.
So erhalten Sie Unterstützung, wenn Sie Probleme oder Fragen mit Docusign haben
Wenn Sie Fragen oder Probleme bei der Verwendung von Docusign haben, können Sie sich zur Unterstützung an die technischen Support-Spezialisten des Unternehmens wenden. Zu diesem Zweck verfügt die Docusign-Website über einen Bereich „Support“, in dem Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen finden und auch Support-Spezialisten per Online-Chat, E-Mail oder Telefon kontaktieren können.
Die Plattform verfügt außerdem über verschiedene Ressourcen wie Video-Tutorials, Anleitungen und Schulungen, die Ihnen helfen, die Plattform effektiver zu nutzen und mögliche Probleme selbst zu lösen.
