Docusign nedir ve ne için kullanılır?
Docusign, kullanıcıların hızlı ve kolay bir şekilde elektronik belge alışverişi yapmasına ve bu belgeler üzerinde yasal olarak bağlayıcı imzalar almasına olanak tanıyan modern bir belge yönetim platformudur.
Docusign, iş, hukuk, tıp ve emlak gibi yaşamın çeşitli alanlarında kullanılır ve belge imzalama süreçlerini hızlandırıp kolaylaştırmaya ve kağıt belgelerin süresini ve maliyetini azaltmaya yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
Docusign ile mevcut belgeleri yükleyebilir, işleyebilir ve bunlara imza, metin, tarih ve diğer öğeleri ekleyebilirsiniz. Ayrıca platform, belge imzalama sürecini yönetmenize, bildirim ve hatırlatma eklemenize olanak tanır ve ayrıca belgelerin ve bunlarla yapılan işlemlerin durumunun takibini sağlar.
Platform ayrıca diğer hizmet ve programlarla geniş yelpazede entegrasyonlar sağlayarak platformunda saklanan veri ve belgelerin yüksek düzeyde korunmasını ve güvenliğini sağlar.
Docusign özellikleri
Docusign, kullanıcılara belgelerin imzalanmasını ve işlenmesini daha kolay ve daha akıcı hale getiren çok çeşitli özellikler sunar.
Docusign'ın temel özelliklerinden biri, mevcut belgeleri yükleme veya bunları doğrudan platformda oluşturma ve bunlara yasal olarak bağlayıcı imzalar, isimler, tarihler, metin ve diğer veriler gibi çeşitli öğeler ekleme yeteneğidir.
Docusign ayrıca bildirim ve hatırlatıcı ekleme, belge durumlarını ve belge işlemlerini izleme dahil olmak üzere belge imzalama sürecini yönetme olanağı da sağlar.
Platform, imzalama süreçlerini özelleştirmenize, çeşitli katılımcılar için belgelere erişim ve kullanım kuralları belirlemenize olanak tanır.
Ayrıca Docusign, diğer hizmetlere geçmek zorunda kalmadan hizmetler veya siparişler için doğrudan platform üzerinden ödeme almanızı sağlayan bir ödeme ve ödeme yönetimi özelliği sağlar.
Söz konusu platformun önemli bir işlevi de diğer hizmet ve programlarla entegrasyondur. Örneğin, belge iş akışlarını basitleştirmek ve belge işlemeyi kolaylaştırmak için Docusign'ı Google Drive, Dropbox ve OneDrive dosya depolama hizmetleriyle entegre edebilirsiniz.
Kayıt olun ve kullanmaya başlayın
Docusign'ı kullanmaya başlamak için resmi web sitesine kaydolmanız gerekir. Docusign.com. Bunu yapmak için kayıt sayfasına gitmeniz ve ad, soyad, e-posta adresi ve şifre gibi gerekli alanları doldurmanız gerekir. Kayıt olduktan sonra e-posta adresinizi doğrulamanız ve siteye giriş yapmanız gerekmektedir.
Yetkilendirme sonrasında platformu kullanmaya başlayabilirsiniz.
Kullanmaya başlamak için sitede sunulan ücretli tarife planlarından birini seçebilir veya ücretsiz deneme süresinden yararlanabilirsiniz. Docusign, diğer web uygulamaları ve programlarıyla entegrasyon için bir API sağlar.
Yeni bir belge nasıl oluşturulur veya mevcut bir belge nasıl yüklenir?
Docusign'da yeni bir belge oluşturmak için “Yeni Belge” fonksiyonunu kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için sisteme giriş yapmanız ve yeni bir belge oluşturma sayfasına gitmeniz gerekir. Bundan sonra, istediğiniz şablonu seçebilir veya sıfırdan yeni bir belge oluşturabilir, doldurmak için gerekli alanları ekleyebilir ve işlemdeki katılımcıların rollerini (örneğin imzalayan, onaylayan, gözlemci vb.) tanımlayabilirsiniz.
Ayrıca mevcut bir belgeyi de Docusign'a yükleyebilirsiniz. Bunu yapmak için hesabınıza giriş yapmanız, “Belge ekle” seçeneğini seçmeniz ve bilgisayarınızda bulunan bir dosyayı eklemeniz gerekir. Daha sonra imzalanacak yer, metin girilecek yer, tarih girilecek yer vb. gibi doldurulacak alanlar ekleyebilirsiniz.
Docusign, belgeleri PDF, DOC, DOCX, XLSX ve daha fazlası gibi çeşitli formatlarda yüklemenize olanak tanır. Ayrıca sistem, birden fazla belgeyi aynı anda yükleme ve bunları tek bir işlem sürecinde birleştirme olanağı sağlar.
Docusign'da bir belgeye imza, metin ve diğer öğeler nasıl eklenir?
Docusign'da bir belgeye imza, metin ve diğer öğeleri eklemek için “Belgeyi Düzenle” özelliğini kullanmanız gerekir. Bunu yapmak için, önceden oluşturulmuş bir belgeyi açmanız, eklemek istediğiniz öğeyi seçmeniz ve onu belge sayfasında doğru yere yerleştirmeniz gerekir.
İmza ekleme işlemi “İmza” seçeneğinden yapılır. Bunu yapmak için uygun aracı seçmeniz, sayfaya yerleştirmeniz ve imzalaması gereken katılımcının rolünü belirlemeniz gerekir.
Belgede seçilen bir konuma metin eklemek için “Metin Bloğu” seçeneğini seçip gerekli metni uygun alana girebilirsiniz. Ayrıca metnin boyutunu, yazı tipini, rengini ve stilini kontrol eden parametreleri de ayarlayabilirsiniz.
Tarih alanı, metin giriş alanı vb. gibi diğer öğeleri eklemek için Docusign uygun araçlara sahiptir. Dosya veya görsel eklemek için “Dosya Ekle” seçeneğini kullanabilir ve bilgisayarınızda istediğiniz dosyayı seçebilirsiniz.
Belgede yapılan tüm değişiklikler kaydedilebilir ve atanan rollere uygun olarak işlem katılımcılarına onay ve imza için gönderilebilir.
Belge imzalama sürecini yönetme ve ayarlama
Docusign, belge imzalama sürecini yönetmek ve özelleştirmek için kapsamlı seçenekler sunar.
İmzalama işlemine ilişkin ayarlar belge oluşturma aşamasında belirtilebilir. Örneğin, belirli bir imzalama prosedürünü seçebilir, belgenin geçerlilik süresini (son kullanma tarihi) ayarlayabilir, belgenin durumundaki değişikliklerle ilgili bildirimleri vb. ayarlayabilirsiniz.
İmzalama sürecini yönetmek için işlem katılımcılarının rollerini ve erişim haklarını yapılandırabilirsiniz. Dashboard (kontrol paneli) kullanılarak işlemin tüm aşamaları gerçek zamanlı olarak takip edilebilir ve kontrol edilebilir.
Docusign, imzalı belgeler için farklı diller ayarlamak da dahil olmak üzere farklı bölgelerdeki belgeleri imzalamak ve Docusign'ı diğer uygulamalarla entegre etmek için bir API uzantı hizmetine bağlanmak üzere yapılandırılabilir.
Docusign ayrıca, yetkisiz erişime karşı ek güvenlik sağlayacak şekilde belge sertifikasyonu düzeylerini özelleştirme olanağına da sahiptir.
Belge imzalama sürecinin tüm ayarları ve kontrolü yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından kullanılabilir, bu da veri güvenliğini sağlar.
Ödeme yönetimi
Docusign'ın bir ödeme yönetimi seçeneği vardır, ancak bunun sistemin ana işlevi olmadığını ve tüm tarife planlarının ödeme işleme işlevini içermediğini belirtmekte fayda var.
Docusign'daki ödemeler özelliğini kullanmak için kaydolmanız gerekir. DocuSign Ödemeleri. Daha sonra belgeler için ödeme ayarlayabilir, fiyatı ve kredi kartı veya PayPal gibi ödeme yöntemini belirleyebilirsiniz.
Daha sonra belgeyi imzalama ve ödeme için gönderebilirsiniz. Müşteri, belgeyi ödemesi ve imzalaması gerektiğine dair bildirimler alacaktır. Ödeme tamamlandıktan sonra belge otomatik olarak imzalanacak ve gönderene geri gönderilecektir.
Ödeme işlemenin mevcut olmasına rağmen bunun Docusign'da öncelikli bir özellik olmadığını ve tam teşekküllü bir ödeme sistemi olarak kullanılması tavsiye edilmediğini belirtmek gerekir. Daha karmaşık ödeme işlemleri gerekiyorsa Stripe veya PayPal gibi özel hizmetlerin kullanılması tercih edilir.
Belgeleri Docusign platformunda saklama
Docusign, DocuSign eOriginal depolama sistemini kullanarak belgeleri platformda saklama olanağı sağlar. Bu sistem, arşivleme ve belge saklama düzenlemeleri ve yasalarına uyarken belgeleri güvenli ve emniyetli bir depolama tesisinde saklamanıza olanak tanır.
DocuSign eOriginal'e kaydedilen belgeler güvenli bir formatta saklanır ve yüksek derecede gizlilik sağlar; bu, hassas bilgilerle çalışan şirketler için önemlidir.
Ayrıca DocuSign eOriginal, bir belgenin durumunu gerçek zamanlı olarak kontrol etmenize, belgeye erişimi kontrol etmenize ve belgelere erişimi olan kullanıcılar hakkında günlük raporlama oluşturmanıza olanak tanıyan belge yönetimi işlevine sahiptir.
DocuSign eOriginal depolama sisteminin yalnızca uygun hizmet paketine abone olan kullanıcılara sunulduğunu ve ücretsiz olarak kullanılmasının amaçlanmadığını unutmamak önemlidir. Ancak DocuSign'da kaydedilen tüm belgeler, kaydetme ayarlarına bağlı olarak kullanıcının yerel cihazına da indirilebilir ve saklanabilir.
Docusign'ın diğer hizmet ve programlarla entegrasyonları
Docusign, diğer hizmet ve programlarla çeşitli entegrasyon seçenekleri sunar. Popüler entegrasyonlar arasında Salesforce, Microsoft Office 365, Google Drive, Dropbox, Box, DocuPhase, NetSuite, Trello, Zoho CRM ve diğerleri yer alır. Adobe Sign, Slack ve Dropbox gibi daha büyük özel sistemlerden bazıları Docusign entegrasyonunu da destekler.
Bu tür entegrasyonlar, belgelerin işlenmesi ve imzalanması sürecini basitleştirip hızlandırabilir ve manuel işleri azaltabilir.
Ayrıca Docusign, bulut veri depolama ve anti-virüs koruma hizmetleriyle entegrasyon olanağı sağlayarak sistemin kullanım olanaklarını genişletir ve belge depolamanın güvenliğini artırır.
Belge güvenliğini ve gizliliğini sağlamak
Docusign, sisteminde işlenen belgeler için yüksek düzeyde güvenlik ve gizlilik sağlar. Bu, çeşitli faaliyetlerle sağlanır.
İlk olarak Docusign, veri aktarımı sırasında bilgileri tüm veri aktarımı düzeylerinde yetkisiz erişime karşı koruyan standart SSL/TLS veri güvenliğini kullanır.
İkincisi, Docusign'a oluşturulan veya yüklenen her belge şifrelenir ve güvenli bir şekilde saklanır. Bu, üçüncü tarafların özel verilere yetkisiz erişimine karşı güvenilir koruma sağlar.
Üçüncüsü, Docusign, HIPAA (ABD Sağlık Bilgileri Taşınabilirliği ve Gizlilik Yasaları), SSAE16 (SOC Raporlama Standardı) ve diğerleri gibi uluslararası güvenlik ve gizlilik standartlarına uygundur.
Ek olarak, daha fazla güvenlik sağlamak amacıyla Docusign, hesaplarınızı ve belgelerinizi yetkisiz erişime karşı korumak için iki faktörlü kimlik doğrulamayı kullanır.
Son olarak Docusign, GDPR (Genel Veri Koruma Yönetmeliği) uyumludur ve Avrupa'daki en yüksek veri güvenliği ve gizlilik standartlarını karşılamasını sağlar.
Docusign kullanım süreçlerinin denetimi, raporlanması ve kontrolü
Docusign, sistem kullanım süreçlerini denetlemek, raporlamak ve izlemek için güçlü işlevsellik sağlar.
Platformda belge imzalama süreçlerine ilişkin raporlara ve istatistiksel verilere ulaşmak mümkün. Örneğin raporlar, imzalama zamanı, belge sayısı, katılımcıların işlemdeki rolleri ve diğer parametreler hakkında bilgiler içerebilir.
Ayrıca Docusign sisteminde tüm kullanıcı işlemlerini gerçek zamanlı olarak kaydetmek ve kontrol etmek mümkündür. Eylemler (bir belgeye abone olmak gibi) için bildirimler ayarlayabilir ve bir belge belirli bir aşamaya ulaştığında, mühürlendiğinde veya gönderildiğinde uyarı alabilirsiniz.
Güvenliği ve erişim kontrolünü sağlamak için Docusign, çalışan kimlik doğrulaması ve belge erişim kontrolü mekanizmalarını kullanır.
Sistem ayrıca çalışma takvimleri ayarlamanıza, haber yayınına ve sistemdeki zaman kısıtlamalarıyla ilgili kullanıcılara diğer bildirimleri ayarlamanıza da olanak tanır.
Ayrıca kullanıcılar, belge bilgilerinin gizli kalmasını sağlamak için Docusign sistemiyle iletişim için bağlantı noktalarını ve protokolleri yapılandırabilirler.
Docusign'ı kullanırken sorunlarınız veya sorularınız varsa nasıl destek alabilirsiniz?
Docusign'ı kullanırken herhangi bir sorunuz veya sorununuz varsa destek için şirketin teknik destek uzmanlarıyla iletişime geçebilirsiniz. Bunu yapmak için Docusign web sitesinde en sık sorulan soruların yanıtlarını bulabileceğiniz ve ayrıca çevrimiçi sohbet, e-posta veya telefon aracılığıyla destek uzmanlarıyla iletişime geçebileceğiniz bir "Destek" bölümü bulunur.
Platformda ayrıca platformu nasıl daha etkili kullanacağınızı öğrenmenize ve olası sorunları kendi başınıza çözmenize yardımcı olacak video eğitimleri, kılavuzlar ve eğitim kursları gibi çeşitli kaynaklar da bulunmaktadır.
