Docusign nədir və nə üçün istifadə olunur?
Docusign istifadəçilərə elektron sənədləri tez və rahat şəkildə mübadilə etməyə və bu sənədlər üzərində qanuni qüvvəyə malik imzalar əldə etməyə imkan verən müasir sənəd idarəetmə platformasıdır.
Docusign biznes, hüquq, tibb və daşınmaz əmlak kimi həyatın müxtəlif sahələrində istifadə olunur və sənədlərin imzalanması proseslərini sürətləndirməyə və sadələşdirməyə, kağız sənədlərin vaxtını və xərclərini azaltmağa kömək etmək üçün nəzərdə tutulub.
Docusign ilə siz mövcud sənədləri yükləyə, emal edə və onlara imzalar, mətnlər, tarixlər və digər elementlər əlavə edə bilərsiniz. Bundan əlavə, platforma sənədlərin imzalanması prosesini idarə etməyə, bildirişlər və xatırlatmalar əlavə etməyə imkan verir, həmçinin sənədlərin və onlarla aparılan əməliyyatların vəziyyətinin izlənilməsini təmin edir.
Platforma həmçinin digər xidmətlər və proqramlar ilə inteqrasiyanın geniş spektrini təmin edir, həmçinin platformasında saxlanılan məlumat və sənədlərin yüksək mühafizəsini və təhlükəsizliyini təmin edir.
Sənədin xüsusiyyətləri
Docusign istifadəçilərə sənədlərin imzalanmasını və işlənməsini asanlaşdıran və daha asanlaşdıran geniş funksiyalar təqdim edir.
Docusign-ın əsas xüsusiyyətlərindən biri mövcud sənədləri yükləmək və ya onları birbaşa platformada yaratmaq və onlara qanuni qüvvəyə malik imzalar, adlar, tarixlər, mətn və digər məlumatlar kimi müxtəlif elementlər əlavə etmək imkanıdır.
Docusign həmçinin bildirişlər və xatırlatmalar əlavə etmək, sənəd statuslarını və sənəd əməliyyatlarını izləmək daxil olmaqla, sənəd imzalama prosesini idarə etmək imkanı verir.
Platforma imzalama proseslərini fərdiləşdirməyə, müxtəlif iştirakçılar üçün sənədlərə giriş və istifadə qaydalarını təyin etməyə imkan verir.
Bundan əlavə, Docusign digər xidmətlərə keçmədən xidmətlər və ya sifarişlər üçün ödənişləri birbaşa platformada qəbul etməyə imkan verən ödəniş və ödəniş idarəetmə funksiyasını təqdim edir.
Sözügedən platformanın mühüm funksiyası digər xidmətlər və proqramlarla inteqrasiyadır. Məsələn, sənədlərin iş axınlarını sadələşdirmək və sənədlərin işlənməsini sadələşdirmək üçün Docusign-ı Google Drive, Dropbox və OneDrive fayl saxlama xidmətləri ilə inteqrasiya edə bilərsiniz.
Qeydiyyatdan keçin və istifadə etməyə başlayın
Docusign-dan istifadə etməyə başlamaq üçün rəsmi internet saytında qeydiyyatdan keçməlisiniz Docusign.com. Bunun üçün siz qeydiyyat səhifəsinə daxil olub ad, soyad, e-poçt ünvanı və parol daxil olmaqla tələb olunan sahələri doldurmalısınız. Qeydiyyatdan keçdikdən sonra e-poçt ünvanınızı təsdiq etməli və sayta daxil olmalısınız.
Avtorizasiyadan sonra platformadan istifadə etməyə başlaya bilərsiniz.
İstifadəyə başlamaq üçün siz saytda təklif olunan ödənişli tarif planlarından birini seçə və ya pulsuz sınaq müddətindən yararlana bilərsiniz. Docusign digər veb proqramları və proqramları ilə inteqrasiya üçün API təmin edir.
Yeni sənəd yaratmaq və ya mövcud sənədi necə yükləmək olar
Docusign-da yeni sənəd yaratmaq üçün siz “Yeni Sənəd” funksiyasından istifadə edə bilərsiniz. Bunun üçün sistemə daxil olub yeni sənəd yaratmaq səhifəsinə keçməlisiniz. Bundan sonra, istədiyiniz şablonu seçə və ya sıfırdan yeni bir sənəd yarada, doldurmaq üçün lazımi sahələri əlavə edə və əməliyyat iştirakçıları üçün rolları təyin edə bilərsiniz, məsələn, imzalayan, təsdiqləyən, müşahidəçi və s.
Bundan əlavə, siz həmçinin Docusign-a mövcud sənədi yükləyə bilərsiniz. Bunu etmək üçün hesabınıza daxil olmalısınız, "Sənədlər əlavə et" seçimini seçin və kompüterinizdə yerləşən bir fayl əlavə edin. Daha sonra doldurmaq üçün sahələr əlavə edə bilərsiniz, məsələn, imzalamaq üçün yer, mətn daxil etmək üçün yer, tarix daxil etmək üçün yer və s.
Docusign sizə sənədləri PDF, DOC, DOCX, XLSX və sair kimi müxtəlif formatlarda yükləməyə imkan verir. Bundan əlavə, sistem eyni vaxtda bir neçə sənədi yükləmək və onları bir əməliyyat prosesində birləşdirmək imkanı verir.
Docusign-da sənədə imza, mətn və digər elementləri necə əlavə etmək olar
Docusign-da sənədə imzalar, mətn və digər elementlər əlavə etmək üçün siz “Sənədi redaktə et” funksiyasından istifadə etməlisiniz. Bunun üçün artıq yaradılmış sənədi açmalı, əlavə etmək üçün istədiyiniz elementi seçib sənəd səhifəsində lazımi yerdə yerləşdirməlisiniz.
İmza əlavə etmək “İmza” seçimi vasitəsilə həyata keçirilir. Bunun üçün müvafiq aləti seçmək, onu səhifəyə yerləşdirmək və imza atmalı olan iştirakçının rolunu müəyyənləşdirmək lazımdır.
Sənəddə seçilmiş yerə mətn əlavə etmək üçün “Mətn bloku” seçimini seçib müvafiq sahəyə tələb olunan mətni daxil edə bilərsiniz. Siz həmçinin mətnin ölçüsünü, şriftini, rəngini və üslubunu idarə edən parametrləri təyin edə bilərsiniz.
Tarix boşluğu, mətn daxiletmə sahəsi və s. kimi digər elementləri əlavə etmək üçün Docusign müvafiq alətlərə malikdir. Fayl və ya şəkil əlavə etmək üçün “Fayl əlavə et” seçimindən istifadə edib kompüterinizdə istədiyiniz faylı seçə bilərsiniz.
Sənədə edilən bütün dəyişikliklər saxlanıla və təyin edilmiş rollara uyğun olaraq təsdiq və imzalanma üçün əməliyyat iştirakçılarına göndərilə bilər.
Sənədin imzalanması prosesinin idarə edilməsi və qurulması
Docusign sənəd imzalama prosesini idarə etmək və fərdiləşdirmək üçün geniş seçimlər təqdim edir.
İmzalanma prosesi üçün parametrlər sənədin yaradılması mərhələsində müəyyən edilə bilər. Məsələn, müəyyən bir imzalama prosedurunu seçə, sənədin etibarlılıq müddətini təyin edə bilərsiniz (yaxşılıq müddəti), sənədin statusunda dəyişikliklər haqqında bildirişlər qura və s.
İmzalanma prosesini idarə etmək üçün siz tranzaksiya iştirakçıları üçün rolları və giriş hüquqlarını konfiqurasiya edə bilərsiniz. Əməliyyatın bütün mərhələlərini İdarəetmə Panelindən (idarəetmə paneli) istifadə edərək real vaxt rejimində izləmək və idarə etmək olar.
Docusign müxtəlif bölgələrdə sənədləri imzalamaq, o cümlədən imzalanmış sənədlər üçün müxtəlif dillər təyin etmək və Docusign-ı digər tətbiqlərlə inteqrasiya etmək üçün API genişləndirmə xidmətinə qoşulmaq üçün konfiqurasiya edilə bilər.
Docusign həmçinin icazəsiz girişə qarşı əlavə təhlükəsizlik təmin edərək, sənəd sertifikatlaşdırma səviyyələrini fərdiləşdirmək imkanına malikdir.
Sənədin imzalanması prosesinin bütün parametrləri və nəzarəti yalnız səlahiyyətli istifadəçilər üçün əlçatandır ki, bu da məlumatların təhlükəsizliyini təmin edir.
Ödənişin idarə edilməsi
Docusign-da ödənişin idarə edilməsi variantı var, lakin qeyd etmək lazımdır ki, bu sistemin əsas funksiyası deyil və bütün tarif planlarına ödəniş emal funksiyası daxil deyil.
Docusign-da ödəniş funksiyasından istifadə etmək üçün siz qeydiyyatdan keçməlisiniz DocuSign Ödənişləri. Daha sonra sənədlər üçün ödəniş qura, kredit kartı və ya PayPal kimi qiymət və ödəniş üsulunu təyin edə bilərsiniz.
Sonra sənədi imzalamaq və ödəmək üçün göndərə bilərsiniz. Müştəri sənədi ödəmək və imzalamaq zərurəti barədə bildirişlər alacaq. Ödəniş başa çatdıqdan sonra sənəd avtomatik olaraq imzalanacaq və göndərənə geri göndəriləcək.
Qeyd etmək lazımdır ki, ödənişin işlənməsi mövcud olsa da, bu Docusign-da prioritet xüsusiyyət deyil və tam hüquqlu ödəniş sistemi kimi istifadə üçün tövsiyə edilmir. Daha mürəkkəb ödəniş əməliyyatları tələb olunarsa, Stripe və ya PayPal kimi ixtisaslaşmış xidmətlərdən istifadə etmək üstünlük təşkil edir.
Sənədlərin Docusign platformasında saxlanması
Docusign, DocuSign eOriginal yaddaş sistemindən istifadə edərək sənədləri platformada saxlamaq imkanı verir. Bu sistem arxivləşdirmə və sənədlərin saxlanması qaydalarına və qanunlarına riayət etməklə sənədləri təhlükəsiz və təhlükəsiz saxlama anbarında saxlamağa imkan verir.
DocuSign eOriginal-da saxlanılan sənədlər təhlükəsiz formatda saxlanılır və həssas məlumatlarla işləyən şirkətlər üçün vacib olan yüksək məxfilik dərəcəsini təmin edir.
Bundan əlavə, DocuSign eOriginal sənədin vəziyyətini real vaxt rejimində yoxlamağa, sənədə girişə nəzarət etməyə və sənədlərə çıxışı olan istifadəçilər haqqında gündəlik hesabatları qurmağa imkan verən sənəd idarəetmə funksiyasına malikdir.
Qeyd etmək vacibdir ki, DocuSign eOriginal yaddaş sistemi yalnız müvafiq xidmət paketinə abunə olan istifadəçilər üçün əlçatandır və pulsuz istifadə üçün nəzərdə tutulmur. Bununla belə, DocuSign-da saxlanan bütün sənədlər saxlama parametrlərindən asılı olaraq istifadəçinin yerli cihazında da endirilə və saxlanıla bilər.
Sənədin digər xidmətlər və proqramlarla inteqrasiyası
Docusign digər xidmətlər və proqramlarla müxtəlif inteqrasiya variantları təqdim edir. Populyar inteqrasiyalara Salesforce, Microsoft Office 365, Google Drive, Dropbox, Box, DocuPhase, NetSuite, Trello, Zoho CRM və bir çox başqaları daxildir. Adobe Sign, Slack və Dropbox kimi daha böyük ixtisas sistemlərindən bəziləri də Docusign inteqrasiyasını dəstəkləyir.
Bu cür inteqrasiyalar sənədlərin işlənməsi və imzalanması prosesini sadələşdirə və sürətləndirə və əl işlərini azalda bilər.
Bundan əlavə, Docusign, sistemdən istifadə imkanlarını genişləndirən və sənədlərin saxlanmasının təhlükəsizliyini artıran bulud məlumatlarının saxlanması və antivirus mühafizəsi xidmətləri ilə inteqrasiya etmək imkanı verir.
Sənədin təhlükəsizliyini və məxfiliyini təmin etmək
Docusign öz sistemində emal edilən sənədlər üçün yüksək səviyyədə təhlükəsizlik və məxfilik təmin edir. Buna bir neçə fəaliyyət vasitəsilə nail olunur.
Birincisi, Docusign məlumat ötürülməsi zamanı standart SSL/TLS məlumat təhlükəsizliyindən istifadə edir ki, bu da məlumat ötürülməsinin bütün səviyyələrində məlumatları icazəsiz girişdən qoruyur.
İkincisi, Docusign-a yaradılmış və ya yüklənmiş hər bir sənəd şifrələnir və təhlükəsiz şəkildə saxlanılır. Bu, üçüncü şəxslərin şəxsi məlumatlara icazəsiz girişindən etibarlı qorunma təmin edir.
Üçüncüsü, Docusign beynəlxalq təhlükəsizlik və məxfilik standartlarına uyğundur, məsələn, HIPAA (US Health Information Portability and Privacy Acts), SSAE16 (SOC Reporting Standard) və başqaları.
Bundan əlavə, əlavə təhlükəsizlik üçün Docusign hesablarınızı və sənədlərinizi icazəsiz girişdən qorumaq üçün iki faktorlu autentifikasiyadan istifadə edir.
Nəhayət, Docusign Avropada məlumat təhlükəsizliyi və məxfilik üçün ən yüksək standartlara cavab verən GDPR (Məlumatların Ümumi Mühafizəsi Qaydası) uyğundur.
Docusign istifadə proseslərinin auditi, hesabatı və nəzarəti
Docusign sistemin istifadəsi proseslərinin auditi, hesabatı və monitorinqi üçün güclü funksionallıq təmin edir.
Platformada sənədlərin imzalanması proseslərinə dair hesabat və statistik məlumatları əldə etmək mümkündür. Məsələn, hesabatlarda imzalanma vaxtı, sənədlərin sayı, əməliyyatda iştirakçıların rolları və digər parametrlər haqqında məlumatlar ola bilər.
Həmçinin Docusign sistemində real vaxt rejimində istifadəçinin bütün hərəkətlərini qeydiyyatdan keçirmək və idarə etmək mümkündür. Siz hərəkətlər üçün bildirişlər qura bilərsiniz (məsələn, sənədə abunə olmaq) və sənəd müəyyən mərhələyə çatdıqda, möhürləndikdə və ya göndərildikdə xəbərdarlıqlar ala bilərsiniz.
Təhlükəsizliyi və girişə nəzarəti təmin etmək üçün Docusign işçilərin autentifikasiyası və sənədlərə girişə nəzarət mexanizmlərindən istifadə edir.
Sistem həmçinin iş təqvimləri, xəbərlər dərci və sistemdə vaxt məhdudiyyətləri ilə bağlı istifadəçilərə bildirişlər göndərməyə imkan verir.
Bundan əlavə, istifadəçilər sənəd məlumatının məxfi qalmasını təmin etmək üçün Docusign sistemi ilə əlaqə üçün port və protokolları konfiqurasiya edə bilərlər.
Docusign istifadə edərək probleminiz və ya sualınız varsa, necə dəstək ala bilərsiniz
Docusign-dan istifadə etməklə bağlı hər hansı sualınız və ya probleminiz varsa, dəstək üçün şirkətin texniki dəstək mütəxəssisləri ilə əlaqə saxlaya bilərsiniz. Bunun üçün Docusign veb saytında “Dəstək” bölməsi var, burada siz ən çox verilən suallara cavab tapa bilərsiniz, həmçinin onlayn söhbət, e-poçt və ya telefon vasitəsilə dəstək mütəxəssisləri ilə əlaqə saxlaya bilərsiniz.
Platformada həmçinin video dərsliklər, bələdçilər və təlim kursları kimi müxtəlif resurslar var ki, bu da sizə platformadan daha səmərəli istifadə etməyi öyrənməyə və mümkün problemləri özünüz həll etməyə kömək edəcək.
