Что такое Docusign и для чего она используется
Docusign – это современная платформа документооборота, которая позволяет пользователям быстро и удобно обмениваться электронными документами и получать юридически значимые подписи на этих документах.
Docusign используется в различных сферах жизни, таких как бизнес, юриспруденция, медицина и недвижимость, а также призвана помочь ускорить и оптимизировать процессы подписания документов и уменьшить время и затраты на бумажную документацию.
С помощью Docusign можно загружать существующие документы, обрабатывать их и добавлять к ним подписи, текст, даты и другие элементы. Кроме того, платформа позволяет управлять процессом подписания документов, добавлять уведомления и напоминания, а также обеспечивает отслеживание статусов документов и операций с ними.
Платформа также предоставляет широкий спектр интеграций с другими сервисами и программами, а также обеспечивает высокую защиту и безопасность данных и документов, хранящихся на ее платформе.
Функции Docusign
Docusign предоставляет пользователям широкий спектр функций, которые позволяют упростить и оптимизировать процессы подписания и обработки документов.
Одна из основных функций Docusign – возможность загрузки существующих документов или их создания непосредственно на платформе и добавления к ним различных элементов, таких как юридически значимые подписи, имена, даты, текст и другие данные.
Docusign также обеспечивает возможность управления процессом подписания документов, в том числе добавления уведомлений и напоминаний, отслеживания статусов документов и операций с ними.
Платформа позволяет настраивать процессы подписания, устанавливая правила доступа и использования документов для различных участников.
К тому же, Docusign предоставляет функцию оплаты и управления платежами, которая позволяет получать оплату за услуги или заказы напрямую на платформе без необходимости переходить на другие сервисы.
Важной функцией рассматриваемой платформы является интеграция с другими сервисами и программами. Например, вы можете интегрировать Docusign с сервисами хранения файлов Google Drive, Dropbox и OneDrive для упрощения процессов работы с документами и оптимизации их обработки.
Регистрация и начало использования
Для того чтобы начать использование Docusign, необходимо зарегистрироваться на официальном сайте Docusign.com. Для этого нужно перейти на страницу регистрации и заполнить необходимые поля, включая имя, фамилию, адрес электронной почты и пароль. После регистрации нужно подтвердить адрес электронной почты и авторизоваться на сайте.
После авторизации можно начать использование платформы.
Для начала использования можно выбрать один из платных тарифных планов, которые предлагаются на сайте, или воспользоваться бесплатным пробным периодом. Docusign предоставляет API-интерфейс для интеграции с другими веб-приложениями и программами.
Как создать новый документ или загрузить уже существующий
Чтобы создать новый документ на Docusign, можно воспользоваться функцией “Создать документ”. Для этого нужно авторизоваться в системе и перейти на страницу создания нового документа. После этого можно выбрать нужный шаблон или создать новый документ с нуля, добавить необходимые поля для заполнения и определить роли для участников сделки, например, подписывающего, согласующего, наблюдателя и т.д.
Кроме того, на Docusign также можно загрузить уже существующий документ. Для этого нужно зайти в свой аккаунт, выбрать опцию “Добавить документы” и добавить файл находящийся на компьютере. Затем можно добавить поля для заполнения, например, место для подписи, место для ввода текста, место для указания даты и т.д.
На Docusign можно загрузить документы в различных форматах, таких как PDF, DOC, DOCX, XLSX и другие. Кроме того, система предоставляет возможность загрузки нескольких документов одновременно и их объединения в один процесс сделки.
Как добавить подписи, текст и другие элементы на документ в Docusign
Чтобы добавить подписи, текст и другие элементы на документ в Docusign, необходимо воспользоваться функцией “Редактировать документ”. Для этого нужно открыть уже созданный документ, выбрать нужный элемент для добавления и разместить его на странице документа в нужном месте.
Добавление подписи осуществляется через опцию “Подпись”. Для этого нужно выбрать соответствующий инструмент, разместить его на странице и определить роль участника, который должен будет поставить подпись.
Для добавления текста в выбранном месте документа, можно выбрать опцию “Текстовый блок” и ввести необходимый текст в соответствующее поле. Также можно установить параметры, отвечающие за размер, шрифт, цвет и стиль текста.
Для добавления других элементов, таких как место для указания даты, поле для ввода текста и т.д., на Docusign есть соответствующие инструменты. Чтобы добавить файл или изображение, можно воспользоваться опцией “Добавить файл” и выбрать нужный файл на компьютере.
Все изменения, внесенные на документ, могут быть сохранены и отправлены участникам сделки для согласования и подписания в соответствии с назначенными ролями.
Управление и настройка процесса подписания документов
Docusign предоставляет широкие возможности для управления и настройки процесса подписания документов.
Настройки процесса подписания можно задать на этапе создания документа. Например, можно выбрать определенный порядок подписания, задать время действия документа (срок годности), настроить уведомления об изменении статуса документа и т.д.
Для управления процессом подписания можно настроить роли и права доступа для участников сделки. Все этапы сделки могут быть отслежены и контролированы в real-time с помощью Dashboard (панели управления).
В Docusign можно настроить подписывание документов в разных регионах, включая установку разных языков для подписываемых документов, а также подключиться к сервису расширений API, чтобы интегрировать систему Docusign с другими приложениями.
Docusign также обладает возможностью настройки уровня сертификации документов, что обеспечивает дополнительную защиту от несанкционированного доступа.
Все настройки и управление процессом подписания документов доступны только авторизованным пользователям, что обеспечивает безопасность данных.
Управление платежами
Docusign имеет опцию управления платежами, однако, стоит заметить, что это не является главной функцией системы и не все тарифные планы включают в себя функционал обработки платежей.
Для использования функции платежей в Docusign необходимо зарегистрироваться на DocuSign Payments. Затем можно настроить оплату документов, установить цену и способ оплаты, например, кредитная карта или PayPal.
Далее можно отправить документ на подписание и оплату. Клиент будет получать уведомления о необходимости оплаты и подписания документа. После того, как платеж будет завершен, документ будет автоматически подписан и отправлен обратно отправителю.
Следует отметить, что, несмотря на наличие функции обработки платежей, в Docusign она не является первостепенной и не рекомендуется для использования в качестве полноценной платежной системы. Если необходимы более сложные платежные операции, предпочтительнее использовать специализированные сервисы, например, Stripe или PayPal.
Хранение документов на платформе Docusign
Docusign предоставляет возможность хранить документы на платформе с помощью системы хранения DocuSign eOriginal. Эта система позволяет хранить документы в безопасном и надежном хранилище с соблюдением правил и законов об архивировании и хранении документов.
Документы, сохраненные в DocuSign eOriginal, хранятся в защищенном формате и обеспечивают высокую степень конфиденциальности, что важно для компаний, работающих с конфиденциальной информацией.
Кроме того, DocuSign eOriginal имеет функционал для управления документами, который позволяет проверять статус документа в режиме реального времени, контролировать доступ к документу и настраивать ежедневную отправку отчетов о пользователях с доступом к документам.
Важно отметить, что система хранения DocuSign eOriginal доступна только для пользователей, которые подписали соответствующий пакет услуг и не предназначена для бесплатного использования. Тем не менее, все документы, сохраненные в DocuSign, также могут быть загружены и хранятся на локальном устройстве пользователя в зависимости от настроек сохранения.
Интеграции Docusign с другими сервисами и программами
Docusign предоставляет различные возможности интеграции с другими сервисами и программами. Среди популярных интеграций можно выделить Salesforce, Microsoft Office 365, Google Drive, Dropbox, Box, DocuPhase, NetSuite, Trello, Zoho CRM и многие другие. Некоторые из крупных специализированных систем, таких как Adobe Sign, Slack и Dropbox, также поддерживают интеграцию с Docusign.
Такие интеграции могут упростить и ускорить процесс обработки и подписания документов, уменьшить ручную работу.
Кроме того, Docusign предоставляет возможность интеграции с облачными сервисами хранения данных и антивирусной защиты, что расширяет возможности использования системы и повышает безопасность хранения документов.
Обеспечение безопасности и конфиденциальности документов
Docusign обеспечивает высокий уровень безопасности и конфиденциальности документов, которые обрабатываются в ее системе. Это достигается за счет нескольких мероприятий.
Во-первых, Docusign использует стандартную защиту данных SSL / TLS во время передачи данных, что защищает информацию от несанкционированного доступа на всех уровнях передачи данных.
Во-вторых, каждый документ, созданный или загруженный в систему Docusign, шифруется и хранится в защищенном виде. Это обеспечивает надежную защиту от несанкционированного доступа третьих лиц к приватным данным.
В-третьих, Docusign соблюдает международные стандарты безопасности и конфиденциальности, такие, как HIPAA (законы США о портабельности и конфиденциальности медицинской информации), SSAE16 (стандарт отчетности SOC) и другие.
Кроме того, для большей безопасности Docusign использует двухфакторную аутентификацию, что предохраняет учетные записи и документы от несанкционированного доступа.
Наконец, Docusign отвечает требованиям GDPR (General Data Protection Regulation), что подтверждает ее соответствие наивысшим стандартам безопасности и конфиденциальности данных в Европе.
Аудит, отчетность и контроль процессов использования Docusign
Docusign предоставляет мощный функционал для аудита, отчетности и контроля процессов использования системы.
На платформе существует возможность получения отчетов и статистических данных по процессам подписания документов. Например, отчеты могут содержать информацию о времени подписания, количестве документов, ролях участников сделки и других параметрах.
Также в системе Docusign существует возможность регистрации и контроля всех действий пользователей в режиме реального времени. Можно настроить уведомления о действиях (например, подписке на документ) и получать оповещения, когда документ достигает определенной стадии, быть опечатан или отправлен.
Для обеспечения безопасности и контроля доступа Docusign использует механизмы аутентификации сотрудников и контроля доступа к документам.
Система также позволяет настраивать календари работ, публикацию новостей и прочие оповещения пользователей о временных ограничениях в системе.
Кроме того, пользователи могут настроить порты и протоколы связи с системой Docusign для того, чтобы информация о документах оставалась конфиденциальной.
Как получить поддержку в случае проблем или вопросов по использованию Docusign
Если у вас возникли вопросы или проблемы с использованием Docusign, то вы можете обратиться за поддержкой к специалистам технической поддержки компании. Для этого на сайте Docusign есть раздел “Поддержка”, где вы можете найти ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, а также связаться со специалистами поддержки через онлайн-чат, электронную почту или телефон.
Также на платформе есть различные ресурсы, такие как видеоуроки, руководства и курсы обучения, которые помогут вам научиться использовать платформу более эффективно и решать возможные проблемы самостоятельно.
