Що таке Docusign і для чого вона використовується
Docusign – це сучасна платформа документообігу, яка дозволяє користувачам швидко та зручно обмінюватись електронними документами та отримувати юридично значущі підписи на цих документах.
Docusign використовується в різних сферах життя, таких як бізнес, юриспруденція, медицина та нерухомість, а також покликана допомогти прискорити та оптимізувати процеси підписання документів та зменшити час та витрати на паперову документацію.
За допомогою Docusign можна завантажувати існуючі документи, обробляти їх та додавати до них підписи, текст, дати та інші елементи. Крім того, платформа дозволяє керувати процесом підписання документів, додавати повідомлення та нагадування, а також забезпечує відстеження статусів документів та операцій з ними.
Платформа також надає широкий спектр інтеграцій з іншими сервісами та програмами, а також забезпечує високий захист та безпеку даних та документів, що зберігаються на її платформі.
Функції Docusign
Docusign надає користувачам широкий спектр функцій, які дозволяють спростити та оптимізувати процеси підписання та обробки документів.
Однією з основних функцій Docusign є можливість завантаження існуючих документів або їх створення безпосередньо на платформі та додавання до них різних елементів, таких як юридично значущі підписи, імена, дати, текст та інші дані.
Docusign також забезпечує можливість керування процесом підписання документів, у тому числі додавання повідомлень та нагадувань, відстеження статусів документів та операцій з ними.
Платформа дозволяє настроювати процеси підписання, встановлюючи правила доступу та використання документів для різних учасників.
До того ж, Docusign надає функцію оплати та керування платежами, що дозволяє отримувати оплату за послуги або замовлення безпосередньо на платформі без необхідності переходити на інші сервіси.
Важливою функцією платформи, що розглядається, є інтеграція з іншими сервісами та програмами. Наприклад, ви можете інтегрувати Docusign із сервісами зберігання файлів Google Drive, Dropbox та OneDrive для спрощення процесів роботи з документами та оптимізації їх обробки.
Реєстрація та початок використання
Для того, щоб розпочати використання Docusign, необхідно зареєструватися на офіційному сайті Docusign.com. Для цього потрібно перейти на сторінку реєстрації та заповнити необхідні поля, включаючи ім'я, прізвище, адресу електронної пошти та пароль. Після реєстрації потрібно підтвердити адресу електронної пошти та авторизуватись на сайті.
Після авторизації можна розпочати використання платформи.
Для початку використання можна вибрати один із платних тарифних планів, що пропонуються на сайті, або скористатися безкоштовним пробним періодом. Docusign надає API-інтерфейс для інтеграції з іншими веб-додатками та програмами.
Як створити новий документ або завантажити вже існуючий
Щоб створити новий документ на Docusign, можна скористатися функцією "Створити документ". Для цього потрібно авторизуватися в системі та перейти на сторінку створення нового документа. Після цього можна вибрати потрібний шаблон або створити новий документ з нуля, додати необхідні поля для заповнення і визначити ролі для учасників угоди, наприклад, спостерігача, що підписує, погоджує, і т.д.
Крім того, на Docusign також можна завантажити існуючий документ. Для цього потрібно зайти в свій обліковий запис, вибрати опцію "Додати документи" і додати файл, що знаходиться на комп'ютері. Потім можна додати поля для заповнення, наприклад, місце для підпису, місце для введення тексту, місце для вказівки дати і т.д.
На Docusign можна завантажити документи у різних форматах, таких як PDF, DOC, DOCX, XLSX та інші. Крім того, система надає можливість завантаження кількох документів одночасно і їхнього об'єднання в один процес угоди.
Як додати підписи, текст та інші елементи на документ у Docusign
Щоб додати підписи, текст та інші елементи на документ у Docusign, необхідно скористатися функцією "Редагувати документ". Для цього потрібно відкрити вже створений документ, вибрати потрібний елемент для додавання та розмістити його на сторінці документа у потрібному місці.
Додавання підпису здійснюється через опцію “Підпис”. Для цього потрібно вибрати відповідний інструмент, розмістити його на сторінці та визначити роль учасника, який має поставити підпис.
Для додавання тексту до вибраного місця документа можна вибрати опцію “Текстовий блок” та ввести необхідний текст у відповідне поле. Також можна встановити параметри, які відповідають за розмір, шрифт, колір та стиль тексту.
Для додавання інших елементів, таких як місце для вказівки дати, поле для введення тексту тощо, Docusign має відповідні інструменти. Щоб додати файл або зображення, можна скористатись опцією "Додати файл" і вибрати потрібний файл на комп'ютері.
Усі зміни, внесені на документ, можуть бути збережені та надіслані учасникам угоди для погодження та підписання відповідно до призначених ролей.
Управління та налаштування процесу підписання документів
Docusign надає широкі можливості для керування та налаштування процесу підписання документів.
Налаштування процесу підписання можна встановити на етапі створення документа. Наприклад, можна вибрати певний порядок підписання, вказати час дії документа (термін придатності), налаштувати повідомлення про зміну статусу документа тощо.
Для управління процесом підписання можна налаштувати ролі та права доступу для учасників угоди. Всі етапи угоди можуть бути відстежені та контролювані у реальному часі за допомогою Dashboard (панелі управління).
У Docusign можна налаштувати підписування документів у різних регіонах, включаючи встановлення різних мов для документів, що підписуються, а також підключитися до сервісу розширень API, щоб інтегрувати систему Docusign з іншими додатками.
Docusign також має можливість налаштування рівня сертифікації документів, що забезпечує додатковий захист від несанкціонованого доступу.
Усі налаштування та керування процесом підписання документів доступні лише авторизованим користувачам, що забезпечує безпеку даних.
Управління платежами
Docusign має опцію управління платежами, однак, варто зауважити, що це не є головною функцією системи і не всі тарифні плани включають функціонал обробки платежів.
Для використання функції платежів у Docusign необхідно зареєструватися DocuSign Payments. Потім можна налаштувати оплату документів, встановити ціну та спосіб оплати, наприклад, кредитну картку або PayPal.
Далі можна надіслати документ на підписання та оплату. Клієнт отримуватиме повідомлення про необхідність оплати та підписання документа. Після того, як платіж буде завершено, документ буде автоматично підписаний та відправлений назад відправнику.
Слід зазначити, що, незважаючи на наявність функції обробки платежів, Docusign вона не є першорядною і не рекомендується для використання як повноцінна платіжна система. Якщо потрібні складніші платіжні операції, краще використовувати спеціалізовані сервіси, наприклад, Stripe або PayPal.
Зберігання документів на платформі Docusign
Docusign надає можливість зберігати документи на платформі за допомогою системи зберігання DocuSign eOriginal. Ця система дозволяє зберігати документи у безпечному та надійному сховищі з дотриманням правил та законів про архівування та зберігання документів.
Документи, збережені в DocuSign eOriginal, зберігаються у захищеному форматі та забезпечують високий ступінь конфіденційності, що є важливим для компаній, що працюють з конфіденційною інформацією.
Крім того, DocuSign eOriginal має функціонал для керування документами, який дозволяє перевіряти статус документа в режимі реального часу, контролювати доступ до документа та налаштовувати щоденне надсилання звітів про користувачів з доступом до документів.
Важливо відзначити, що система зберігання DocuSign eOriginal доступна лише для користувачів, які підписали відповідний пакет послуг та не призначені для безкоштовного використання. Проте всі документи, збережені в DocuSign, також можуть бути завантажені та зберігаються на локальному пристрої користувача залежно від налаштувань збереження.
Інтеграції Docusign з іншими сервісами та програмами
Docusign надає різні можливості інтеграції з іншими сервісами та програмами. Серед популярних інтеграцій можна виділити Salesforce, Microsoft Office 365, Google Drive, Dropbox, Box, DocuPhase, NetSuite, Trello, Zoho CRM та багато інших. Деякі з великих спеціалізованих систем, таких як Adobe Sign, Slack та Dropbox, також підтримують інтеграцію з Docusign.
Такі інтеграції можуть спростити та прискорити процес обробки та підписання документів, зменшити ручну роботу.
Крім того, Docusign надає можливість інтеграції з хмарними сервісами зберігання даних та антивірусного захисту, що розширює можливості використання системи та підвищує безпеку зберігання документів.
Забезпечення безпеки та конфіденційності документів
Docusign забезпечує високий рівень безпеки та конфіденційності документів, що обробляються у її системі. Це досягається за рахунок кількох заходів.
По-перше, Docusign використовує стандартний захист даних SSL/TLS під час передачі даних, що захищає інформацію від несанкціонованого доступу на всіх рівнях передачі даних.
По-друге, кожен документ, створений або завантажений у систему Docusign, шифрується та зберігається у захищеному вигляді. Це забезпечує надійний захист від несанкціонованого доступу третіх осіб до приватних даних.
По-третє, Docusign дотримується міжнародних стандартів безпеки та конфіденційності, таких як HIPAA (закони США про портабельність та конфіденційність медичної інформації), SSAE16 (стандарт звітності SOC) та інші.
Крім того, для більшої безпеки Docusign використовує двофакторну автентифікацію, що оберігає облікові записи та документи від несанкціонованого доступу.
Нарешті Docusign відповідає вимогам GDPR (General Data Protection Regulation), що підтверджує її відповідність найвищим стандартам безпеки та конфіденційності даних у Європі.
Аудит, звітність та контроль процесів використання Docusign
Docusign надає потужний функціонал для аудиту, звітності та контролю процесів використання системи.
На платформі існує можливість отримання звітів та статистичних даних щодо процесів підписання документів. Наприклад, звіти можуть містити інформацію про час підписання, кількість документів, ролі учасників угоди та інші параметри.
Також у системі Docusign існує можливість реєстрації та контролю всіх дій користувачів у режимі реального часу. Можна налаштувати повідомлення про дії (наприклад, підписку на документ) і отримувати сповіщення, коли документ досягає певної стадії, бути опечатаним або надісланим.
Для забезпечення безпеки та контролю доступу Docusign використовує механізми автентифікації співробітників та контролю доступу до документів.
Система також дозволяє настроювати календарі робіт, публікацію новин та інші оповіщення користувачів про тимчасові обмеження в системі.
Крім того, користувачі можуть налаштувати порти та протоколи зв'язку із системою Docusign для того, щоб інформація про документи залишалася конфіденційною.
Як отримати підтримку у разі проблем або питань щодо використання Docusign
Якщо у вас виникли питання або проблеми з використанням Docusign, ви можете звернутися за підтримкою до фахівців технічної підтримки компанії. Для цього на сайті Docusign є розділ "Підтримка", де ви можете знайти відповіді на питання, що найчастіше задаються, а також зв'язатися зі спеціалістами підтримки через онлайн-чат, електронну пошту або телефон.
Також на платформі є різні ресурси, такі як відеоуроки, посібники та курси навчання, які допоможуть вам навчитися використовувати платформу більш ефективно та вирішувати можливі проблеми самостійно.
